كيف ترتّب مستندات إيجارك؟

قد تحتاج إلى استرجاع ملاحظة من يوم الاستلام بعد أشهر من الانتقال، أو إلى العثور بسرعة على آخر ردّ بشأن صيانة المسكن. يساعدك ترتيب المستندات حسب مراحل الإيجار على الوصول إلى المعلومة من دون الرجوع إلى محادثات طويلة.

ابدأ بثلاث مجموعات

• الاتفاق والمواعيد. احتفظ بنسخة العقد والمراسلات التي توضّح ما تم الاتفاق عليه، ودوّن المواعيد التي تحتاج إلى متابعتها.
• حالة المسكن عند الاستلام. اجمع محضر الاستلام وقائمة المفاتيح والصور. اربط كل صورة بالغرفة أو بالملاحظة التي توثّقها.
• الطلبات أثناء الإقامة. سجّل تاريخ البلاغ والمشكلة وما تحتاج إلى متابعته. احتفظ بالردّ الأخير في الموضع نفسه لتعرف أين وصل الطلب.

سمِّ الملفات بطريقة تساعدك على البحث

ضع التاريخ ونوع المستند في اسم الملف. سمِّ الملف الجديد بما يميّزه عن النسخة السابقة عند ورود تحديث. في يوم التسليم، افتح سجلّ الاستلام أولًا وقارنه بالملاحظات الأحدث.

شارك ما يحتاج إليه الطرف الآخر

أرسل الوصف أو الصورة ذات الصلة بالطلب. إذا كان الملف يتضمن معلومات شخصية، راجع ما يحتاج إليه المستلم قبل مشاركته. يمكنك الاطّلاع على مساحة المستأجر في هالدار لمعرفة أين تظهر المستندات والطلبات عند إتاحة الدخول.